顧問小M，曾任某大會計師事務所擔任財務會計顧問，具有豐富審計經驗，並參與國內多間企業IPO案件、RPA(機器人流程自動化導入)、ERP系統導入、財報自編輔導等。

財務金流可以說是一間營利企業的命脈，從採購、生產、製造、銷貨各階段，皆與金流息息相關，一間交易量大或營運規模大的企業，一年之類的會計分錄可想而知之龐大。在頻繁的金流交易或會計往來中，效率且正確的記帳以及進行後續的財務流程，對企業的稅務政策、營運計畫等至關重要。此時，會計與財務報導流程優化及數位轉型，對企業來說是增加營運效率與品質的關鍵一環。

人工記帳與數位轉型差異

小E顧問過去接過不少財務整帳的案件，整帳的規模跟程度當然也取決於應用的目的，有些公司單純只是企業內部使用、或是分析內部金流，也有遇過在美國的小公司達到了報稅的標準，這才發現自己公司只有連數字都對不到銀行對帳單的現金簿；不過最常見的整帳對象，還是屬於即將上市的公司為主要大宗。是否數位轉型、是否導入ERP、或是更進一步導入RPA，以及公司帳務使用的會計準則，全取決於公司帳務處理的方式與預期使用的用途，並不是同一碗飯都適合每個人的口味或需求。

以前述的美國小公司為例，因為連複式簿記之會計分錄都沒有，全靠一筆筆人工檢視並且向客戶取得憑證後，再逐筆登打至系統中；而在這個過程中，發現了不少科目紀錄與實際銀行帳目不符、日期或金額錯誤、摘要短缺或是不確定帳目的流向或支出方向等。在公司的內控制度不夠嚴謹的狀態下，這些都是很常見、容易發生的人工錯誤，不過考量到公司的規模真的不大、可能一整年才不到300筆分錄，當然不會建議他導入ERP或是RPA，對他來說實在是實用性不高，我們替他整理完帳目、報稅後，就針對他們帳目常做的分錄或是交易模式進行彙總，並逐項給出未來記帳建議、以盡可能避免人工錯誤。

 

將畫面轉到另一間同樣具有整帳需求的客戶，則是已經有一定的規模、並預計未來幾年內希望可以上市櫃的客戶。雖然主管機關上市櫃之要求，並沒有強制包含導入ERP系統、若維持具有良好內控制度的人工記帳模式也是可以被接受的，不過若從會計師或是券商的角度而言，交易量龐大的一間公司，卻各筆帳目仍然依靠人工記帳，應收、應付或是各項報表亦依靠人工維護，通常疏漏或是舞弊的情形就有可能在不知不覺中產生、擴大。故針對這個案件，為了讓客戶在未來成功上市櫃，我們不僅協助釐清所有交易產生的過程、制定各循環之內控制度，更將這幾年的帳目重新統整確認。而在整帳的過程，我們也建議客戶導入ERP系統，不僅可以有效率的完成記帳、更可以提高財務報表的正確性，數位轉型是勢在必行的。

如何優化會計或財務報導流程

許多人會認為，會計與財務流程單單僅有發生在財務會計部門，所有帳務都請他們處理即可，不過這個觀念是大大的錯誤。以製造業為例，公司採購的時候會由採購部門下單、財務會計部門根據條件付款、原料送到的時候會由倉儲部門點收入庫、製造時會由生產部門提取原料、客戶會向業務部下單、銷貨時又會有物流公司協助，最後再由財務會計部門收款。這整個過程中，所有的過程都應該被妥善記錄，所以不可能會由財務部門去管理每一個步驟，這時候企業需要考量導入使用ERP系統去協助帳目的處理，並且設計相關的管控機制去管理企業日常營運的帳目處理，確保每個環節的數據都是正確可性的。